Lugar: Clínica de Salud Especializada de Iniciativa Privada (Se
omite el nombre de la institución por solicitud del Administrador de la clínica)
Fecha: 23 de mayo del 2018
Hora: 18:00 hrs
Actividad 1: reunirse con el administrador de la clínica para
conocerla y observar las áreas en donde se pueden aplicar mejoras en cuestión de
logística.
Hallazgos y
resultados: En horas de la mañana me reuní con la Lic. Sánchez para conocer
la operación de la clínica y que me explique un poco como está la situación actual
de la empresa que dirige. Visitamos el área de almacén, en donde observamos un
poco de desorden y materiales en el suelo, además de que están mal distribuidos.
El almacén cuenta con una amplia gama de medicamentos, material de curación y
sustancias peligrosas. Se pregunta por la persona que se encarga de la operación
del almacén y me dice que no cuenta con alguien. Me informa que solo la apoya
una persona de manera esporádica con la entrega de los materiales para la operación
de la clínica, y que solo se lleva un registro de vales pero que estos no son
computarizados. Realizo una breve conversación en donde pregunto la cantidad de
pacientes que se atienden en promedio diario (40 pacientes) y cada cuanto tiempo
le surten material, así como del proceso de compra y en qué información se
basan ara elaborar sus pedidos
Observaciones:
No se cuenta con una persona en el almacén, se desconoce que materiales hay y no hay, y que va a caducar o cuales son de
lento o alto movimiento. La administradora muy accesible y amable en la información
que le solicite, solo observo un poco de recelo por parte de los auxiliares
administrativos del área por mi presencia. Los anaqueles y las pocas tarimas no
están identificados, no se sabe que hay en cada anaquel. El motivo por que le
que no se descarguen los vales de materiales egresados es que no se cuenta con
una base de datos en donde vaciarse. Otra cosa es que a grandes rasgos intuyo
que tiene un sobreinventario ya que observo demasiado material para la cantidad
de pacientes atendidos.
Impacto
personal: En la visita que realice el día de hoy me di cuenta que hace
falta la aplicación de principios básicos de logística en materia de la cadena
de suministro, se observa un sobreinventario, no se cuenta con un punto de
reabastecimiento idóneo y las compras. La falta de una persona que se responsabilice
por el control de los materiales y más en una institución enfocada a la salud
es de vital importancia, ya que se manejan medicamentos y sustancias peligrosas,
susceptibles de caducidad. De cierta manera me dieron muchas ganas de apurarme
y buscar la manera de ayudar a esta empresa con mi investigación. Estoy muy
motivado.
Fecha: 25 de mayo del 2018
Hora: 18:00 hrs
Actividad 2:
Entrevista con el personal de operación diaria y acompañamiento en realización
de inventario mensual con los auxiliares administrativos, con el objetivo de
conocer la operación desde su perspectiva y los materiales usados para su operación
y detectar otras áreas de oportunidad. Posteriormente me reuniré con la administradora
de la clínica para contarle mis hallazgos y hacer mas preguntas.
Hallazgos y
resultados: Me acerco con la enfermera en jefe para preguntar cómo es su
solicitud de materiales, que materiales utilizan para cada procedimientos, si
hay un estándar establecido o kit de materiales establecidos para los mismos a
lo que me comenta que sí, que es un kit básico de 5 10 artículos que usan de
manera estandarizada para cada paciente. Hago un cuestionamiento del fin que
tienen los materiales de las personas que faltan o el material sobrante de cada
día y me comenta que ya no se regresa y se utiliza para el otro día.
Des pues de estar con enfermería acompaña a los auxiliares
administrativos en la realización del inventario, los apoyo durante el mismo, detectamos
algunos materiales caducados revueltos con los vigentes, otros materiales que
estaban empolvados que se ve tienen bastante tiempo sin circular. En ese
momento acudió el personal de enfermería a realizar su surtido en un vale me
material. Llenado a mano y con algunos conceptos tachados y sobrescritos con
otros. El formato mal distribuido utilizado en ambos lados y conceptos
duplicados y ambiguos. Me reuní al final del día para compartir mis
observaciones con la administradora y compartirle que observe.
Observaciones:
Note que hay cierto distanciamiento respecto del área operacional del área administrativa,
no hay comunicación efectiva. Hay materiales con caducidad próxima y de lento
movimiento, por mi experiencia personal en manejo de almacenes observo que algunas
sustancias peligrosas no tienen rombo de seguridad y no vi por el almacén algún
manual de fichas técnicas. No se tiene un orden de ABC. El formato que usan
para los vales podría simplificarse más y se deben actualizar los conceptos y
ser más específicos sobre todo en medicamentos ya que existen de diferentes presentaciones.
Se platicó con la administradora de realizar un archivo en Excel o Acces para
tener una base de datos y así generar un control real del almacén, recalcando
que esto ayudara a dar una pauta para circular el material en lento movimiento,
no tener sobreinventario y tener un consumo real de materiales durante la operación.
Impacto
personal: El día de hoy s me sentí un poco sorprendido por el equipo de
trabajo, siento que deberían de ser más unidos al ser una clínica pequeña y por
la situación actual de Acapulco debido a la falta de empleos. La administradora
hace un gran esfuerzo por sacar adelante su trabajo y siento que su equipo de
trabajo se aprovecha de la bondad de ella. Además de que siento que mi presencia
sigue incomodando a los auxiliares administrativos.
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